"Dat werkt alleen in een fabriek, niet in de zorg!"

Al jaren verbaas ik mij erover dat Lean in de zorg nog steeds in de kinderschoenen staat. Nu meer dan ooit zou je verwachten dat Lean omarmt wordt als strategie om de zorg houdbaar te maken.

Door een toename van ouderen die ouder worden, neemt de zorgvraag toe en wordt deze complexer. Aan de andere kant neemt het aantal medewerkers in de zorg drastisch af en is de productiviteit de laatste 30 jaar gelijk gebleven. Een cocktail van factoren die zorgelijk zijn in de zorg.

Te vaak hoor ik: “dat werkt alleen in fabrieken!”.

Ik ben ervan overtuigd dat de uitdagingen in een Lean fabriek meer overeenkomsten dan verschillen vertoont met een zorginstelling, ik wilde het bewijzen!

Dus besloot ik contact op te nemen met Sevagram met het voorstel om op een zorglocatie een Lean best-practise uit de maakindustrie te testen, namelijk een DAGSTART.

Ze gingen akkoord en wat er toen gebeurde overtrof mijn verwachtingen.

Een dagstart is een dagelijks overleg waarbij het hele team de dag van gisteren en de uitdagingen van vandaag met elkaar bespreekt. Als hulpmiddel wordt hierbij een dagstartbord gebruikt waarop alle belangrijke stuurgetallen worden gemeten die het zorgproces uitbeelden. Indien de stuurgetallen onder de norm komen wordt er SAMEN naar een oplossing gezocht. Door dit dagelijks te doen ontstaat er een werkcultuur waarbij iedereen, elke dag, de zorg probeert te verbeteren.

Dat was de theorie, nu de praktijk….

We selecteerde zorginstelling Ter Eyck in Heerlerheide als pilotlocatie en formeerde een werkgroep bestaande uit een zorgcoordinator, vier verzorgende en een verpleegkundige. De taak: het dagstartoverleg uit het bedrijfsleven implementeren.

We zijn begonnen met een “brown paper, lege A4 velletjes, post-its en markeerstiften”.

Toen begon het: KPI’s (stuurgetallen). Binnen een fabriek is het heel gebruikelijk om 5 KPI’s te meten die samen een goed beeld geven of een proces goed verloopt, namelijk Veiligheid, Kwaliteit, Leverbetrouwbaarheid, Efficiency en Betrokkenheid.

Bij het woord “efficiency” alleen al gingen bij een aantal leden van de werkgroep de haren overeind staan, waarom toch?

Na enige discussie zijn we er in geslaagd om deze KPI’s te vertalen naar een zorgomgeving en hebben we bepaald hoe deze dagelijks gemeten kunnen worden (bovenste gedeelte van het bord).

Er wordt gewerkt met kleuren om de status van een KPI weer te geven. Groen is goed en rood nodigt uit voor verbetering. Met name bij rood worden medewerkers gestimuleerd om na te denken en input te leveren om te verbeteren. Zij weten immers als de beste welke problemen er op de werkvloer zijn. Hierdoor wordt het middelste gedeelte gebruikt: INNOVATIES. Op deze manier worden structurele problemen aan het licht gebracht en samen bekeken hoe dit opgelost kan worden.

De spelregels:

Iedere ochtend op een vast tijdstip komen alle dienstdoende verzorgenden, verpleegkundigen en begeleiders bij elkaar voor de dagstart. De zorgcoordinator faciliteert het overleg en bespreekt het dagstartbord. Niet alleen de KPI’s worden besproken, ook knelpunten, lopende acties, algemene opmerkingen en de dag- & weekplanning komt aan bod. Op deze manier is iedereen op de hoogte waardoor er ook meer rust ontstaat op de afdeling.

Het filmpje is een vlog van Sevagram waarin ze zelf uitleggen hoe het dagstartbord werkt en waarom ze er zo blij mee zijn.

Sevagram heeft besloten om in september 2019 te starten met een tweede pilot locatie, namelijk Oranjehof op Heerlerbaan.

Ik ben trots op de medewerkers van Ter Eyck maar ook trots dat Leanmakers aan de basis heeft mogen staan van een fantastische ontwikkeling bij Sevagram, die daadwerkelijk de zorg positief verandert.

Gelukkig mogen wij ook weer een bijdrage leveren bij de volgende zorglocatie.

Rick Schrijnemakers

Heb je een vraag of opmerking voor mij dan kun je mij altijd bellen: +31(0)6 38063302

Leanmakers maakt Lean kennis en kunde laagdrempelig beschikbaar voor bedrijven die resultaat gericht willen verbeteren

Slimmer werken is een keuze